Un CRM (Customer Relationship Management) es una herramienta para la gestión de las relaciones con los clientes, especialmente en relación a ventas y marketing. Sus funcionalidades se adaptan a cualquier tipo de empresa. En esta nueva publicación te queremos mostrar todo lo que puede aportar Suite CRM para la gestión de empresas de eventos.
Existen en el mercado  diversas opciones a la hora de elegir el CRM a implementar, dentro de las cuales se encuentra SUITE CRM (evolución del conocido Sugar CRM Community Edition), el cual, al tratarse de una herramienta basada en Software Libre permite opciones totalmente abiertas de personalización a las características de cada negocio mediante customización y programación de código por parte de empresas especializadas como Activalink.
En esta ocasión plantearemos las posibilidades que ofrece SUITE CRM para la personalización del CRM para una empresa de Eventos.

¿Cuáles son las características de las empresas eventos y sus necesidades?

Por empresa de eventos entendemos aquella empresa que tiene como clientes a particulares u organismos públicos que desean celebrar un evento (por ejemplo, fiestas patronales, fiestas privas, conciertos, etc.). Algunas de las necesidades de este tipo de empresas en cuanto a la gestión de sus clientes son:

• La empresa en organización de eventos tiene que gestionar un catálogo de artistas, proveedores de servicios como equipos de música, montaje de escenarios, etc.) y coordinar sus agendas para los diferentes eventos que los clientes solicitan. Por tanto no solamente se requiere tener una BBDD de clientes estructurada, sino también de artistas y proveedores varios.

• Muchos de los eventos suelen ser periódicos (por ejemplo, las fiestas patronales), por lo que pueden resultar muy útiles campañas de Marketing como las basadas en e-mailing para recordar su celebración así como los servicios que la empresa de organización de eventos puede ofrecer.

• Gestión y seguimiento de incidencias: En la organización de un evento, en el que pueden intervenir muchas partes, pueden surgir diferentes incidencias o sucesos para los que es conveniente realizar un seguimiento hasta su resolución.

• Para tener bajo control todos los eventos en curso y planificados, resulta muy útil poder obtener un informe periódico (por ejemplo, semanal) sobre los servicios y eventos en curso o planificados y los implicados relacionados. En relación con el punto anterior, resulta muy útil poder emitir un informe/ parte de trabajo para cada uno de los proveedores /artistas con los eventos y trabajos pendientes.

SUITE CRM como herramienta de gestión en empresas de eventos

En el punto anterior se han mencionado algunas de las necesidades detectadas para empresas que ofrecen servicios de organización de eventos. A continuación, se explica cómo el software Suite CRM puede ayudar a cubrir estas necesidades:

• BBDD de clientes, artistas y proveedores.

SUITE CRM tiene una estructura de segmentación de clientes según el embudo de ventas basada en los niveles de Público Objetivo, Cliente Potencial y Cuenta / Contacto. De forma que a medida que el registro tiene más calidad y la etapa de ventas está más avanzada se “convierte” de un nivel a otro.
Por ejemplo, estas serías las fases por las que pasa un Ayuntamiento el cuál solicita información para poder organizar un evento:

• El organismo público introduce como público objetivo, donde pueden registrarse los datos que se conozcan del Ayuntamiento (en este nivel son pocos datos, que pueden venir de un formulario web de contacto, un e-mail, una llamada), el área de interés, etc.
• Si el departamento comercial se pone en contacto con el Ayuntamiento y este concreta los servicios que necesita y solicita un presupuesto, se convierte a cliente potencial enriqueciendo el registro con nuevos datos acerca del cliente obtenidos por el comercial.
• Si existe un presupuesto en firme presentado al cliente, se convierte a cuenta/contacto y se registra la aceptación/rechazo del presupuesto.

Como puedes ver, este flujo puede personalizarse según los procesos internos de cada empresa y permite clasificar los registros de modo que pueden focalizarse mejor los esfuerzos de ventas y marketing.
En el caso de las empresas de eventos, donde se requiere gestionar registros de artistas y proveedores además de los clientes, puede utilizarse la misma estructura, diferenciando si se trata de un cliente/artista/ proveedor (por ejemplo, cuando existe un primer contacto con un proveedor se registra en Público Objetivo, una vez hay una primera entrevista o llamada para ampliar información se convierte a Cliente Potencial y cuando hay una oferta del proveedor presentada se convierte en cuenta/contacto.

Funcionalidades destacadas con Suite CRM

Agendas

SUITE CRM permite gestionar calendarios donde se visualizan las actividades (reuniones, llamadas, etc.) asignadas a un usuario del CRM (cada empleado tendrá asignados los registros de los clientes, proveedores y artistas que tenga en su cartera), de modo que puede visualizar su agenda o la agenda compartida con otros empleados.
De esta forma podrá visualizar los eventos pendientes de sus clientes, así como las de los artistas y proveedores que pueden ser compartidas con otros empleados que también traten con éstos.
Además, pueden personalizarse filtros de agendas por artista/proveedor, etc. Según a quién está asignada la actividad o bien personalizar informes que muestren dicha información filtrada.

Campañas de Marketing

SUITE CRM viene por defecto con un módulo de Campañas de uso muy intuitivo (puede incluso lanzarse una campaña mediante el asistente, que hace de guía para todos los pasos que deben seguirse hasta finalizar el diseño de una campaña), de modo que resulta muy sencillo diseñar una campaña; por ejemplo, campaña basada en e-mail donde se informa a todos clientes que alguna vez han contratado cantantes de la incorporación de un nuevo artista.
Por otra parte, SUITE CRM incluye un módulo de WORKFLOWS, es decir programación sencilla de acciones automatizadas para poder lanzar campañas más particulares. Por ejemplo, e-mail personalizado a todos los Ayuntamientos almacenados en el CRM, 6 meses antes de sus fiestas patronales para recordarles los servicios que puede prestar la empresa de eventos, pudiendo incluir recordatorio de eventos ya organizados previamente.

Gestión y seguimiento de incidencias

SUITE CRM incluye un módulo de CASOS o incidencias donde puede registrarse la incidencia, efectuar su seguimiento, monitorizar su estado, asignar la incidencia a un empleado específico, etc.

Informes

SUITE CRM dispone de un módulo de informes para poder configurar informes mediante reglas a aplicar sobre los módulos y campos del CRM. Así mismo, pueden programarse informes a medida para ser publicados como dashlets en el “muro” de entrada o bien como PDF descargable.
Algunos ejemplos de informes que pueden resultar muy útiles para una empresa que gestiona eventos pueden ser:

• Informe hoja de ruta para cada proveedor, donde se recopilan todos los trabajos asignados a dicho proveedor.
• Informe agenda por artista, donde se incluyen todas las reuniones, llamadas, y resto de actividades a asociadas a dicho artista.

Además, puede facilitarse la gestión mediante conexión de formularios web de forma que, por ejemplo, los datos de solicitud de información a través de la web se carguen en el CRM de forma automática, o pueden programarse módulos a medida para la gestión de una contabilidad básica (ingresos y gastos relacionados con un evento).

¿Cómo implemento mi SUITE CRM?

Puedes descargarte la versión gratuita aquí https://suitecrm.com/download y explorar la versión estándar de SUITE CRM y sus posibilidades.
También puedes testearlo en la demo de nuestra web https://www.activalink.com/, en el botón SUITE CRM “Accede a nuestra demo gratuita”.
A partir de la versión estándar, puedes identificar tus necesidades de personalización según los procesos de tu negocio, establecer cuál es la relación entre ellos, cuándo se pasa de un estado a otro, quiénes son los responsables de cada proceso, y definir cuál es la información necesaria en cada punto (que no de ser escasa pero tampoco demasiada, ya que esto desanima al personal en el proceso de implementación y resulta ineficiente).
Una vez se han definido las necesidades anteriores, se planifica su implementación en el CRM y se involucra a todos los implicados, que deben formarse en su uso para que la implementación sea un éxito.
En Activalink llevamos años ayudando a las empresas a adaptar SUITE CRM según sus proceos y modelos de trabajo.
Si necesitas más información sobre las posibilidades de Suite CRM, puedes enviarnos un correo electrónico a info@activalink.com  o bien a través nuestro formulario de contacto en nuestra web www.activalink.com.