La gestión de presupuestos dentro del CRM es una funcionalidad que forma parte de la gestión de oportunidades y gestión de ventas. Un buen embudo de conversión contará con una etapa para la presentación de las ofertas (presupuestos) al cliente potencial o cliente sobre el que se está trabajando la oportunidad.
Por ejemplo, en el diagrama de flujo siguiente, la presentación de la propuesta estaría en la etapa 7. Puedes ver más ejemplos de diferentes embudos de ventas en este artículo de la web Procesos de conversión de ventas. Embudos de conversión.

La gestión de presupuestos en el CRM, en su versión estándar, tiene limitaciones en cuanto a la información que se puede definir y la capacidad de personalización de las ofertas. En Activalink, hemos desarrollado una funcionalidad para este módulo que es muy flexible y adaptable a todo tipo de empresa.
Los aspectos clave del desarrollo son:

• Módulo de servicios / artículos:
  • Capacidad para introducir tantas variables (características) como se desee en la ficha de producto o servicio. Para cada variable se puede introducir la extensión de descripción que se desee. Es configurable por el usuario.
  • Posibilidad de introducir imágenes. Una principal y varias de detalle, según interese. Texto descriptivo de cada imagen.
  • Agrupación de los servicios / artículos en familias (y posibilidad de añadir niveles, previa personalización)
  • Opción de añadir servicios o artículos complementarios a los anteriores, para realizar ofertas combinadas.
• Módulo de presupuestos
  • Incorporación dinámica de los servicios / artículos creados
  • Personalización de las variables para una oferta concreta, sin que se modifique el servicio.
  • Creación de oferta de presupuesto en pdf a partir de los datos introducidos (personalizable para cada usuario los apartados fijos / dinámicos).

Descripción de la funcionalidad

Para la creación de un presupuesto debemos tener con anterioridad los productos y el cliente a presupuestar. Una vez tengamos ambos datos incluidos en el CRM, solo tendremos que crear un nuevo presupuesto. Este presupuesto realizara una copia de los datos del producto para poder modificarlo sin afectar al producto original.
Esto nos permite tener el original en el módulo de productos con sus datos por defecto sin tocar y poder personalizarlos al 100% desde el presupuesto.

Funcionalidad

Para que todo el proceso funcione tenemos que insertar previamente:

• las categorías de productos,
• los productos y
• tener un cliente al que asignarlo.
• En su caso, se pueden añadir productos relacionados complementarios con los anteriores (opcionales) que se pueden añadir a los productos.

Creación de producto

En el modulo Productos podemos crear nuestro producto a presupuestar y rellenar los datos básicos como seria el coste del producto, descripción etc.

Como novedad tenemos la tabla de especificaciones, donde es una tabla dinámica donde podemos añadir tantas especificaciones como se necesiten. En esta tabla se pueden poner como ejemplo en nombre especificación: color y en descripción: Negro, rojo y azul. Luego cunado hagamos el presupuesto podemos dejar solo el color que nos pida el cliente y como será una copia no afectara a los colores en el producto.
En el mismo módulo de producto podemos añadir diferentes imágenes que nos ayudaran para crear el pdf del presupuesto y darle un mejor aspecto:

Creación del presupuesto

Para crear el presupuesto tenemos que ir al modulo presupuesto y empezar a rellenar los datos mínimos como el nombre del presupuesto, a quien va dirigido el presupuesto, la versión del presupuesto (sirve para saber qué presupuesto se le presenta al cliente, ya que puede que se le haya presentado con anterioridad y se hayan realizado modificaciones.)

En el botón morado que dice” Añadir artículo ” nos abre un pop-up donde podremos seleccionar el articulo a presupuestar con la copia de datos(descripción y especificaciones) para poderlos editar si se da el caso y datos extra a rellenar de interés.
Este proceso se puede ir repitiendo tantas veces como productos se quieran presupuestar y se iran mostrando en la página principal del presupuesto.
Una vez tengamos todos los productos y completados los demás campos como coste total (que se podrá calcular automáticamente) se podrá proceder a guardar y crear el pdf.
Este pdf mostrara textos predefinidos y los artículos presupuestados. Estos si contienen fotos podrán mostrarla. Además, podrá mostrar personalizaciones como formas de pago, fraccionamiento de pagos etc.
Al generar este documento se auto guardará en el módulo de documentos y estará ligado tanto al modulo de presupuestos como a la cuenta/empresa a la que se le realiza el presupuesto.

¿Quieres tener el documento completo de la funcionalidad para analizarla detenidamente? Puedes descargarte la guía completa de esta funcionalidad desde guías pocket: Software para la gestión de artículos, servicios y realización de presupuestos en Suite CRM
También puedes ponerte en contacto con nosotros si quieres ampliar cualquier información relacionada con la funcionalidad que hemos presentado. Ten en cuenta que personalizamos a medida de cada cliente el sofware, por lo que podemos desarrollar funcionalidades específicas para cada caso.