El data base o base de datos en español es uno de los recursos empresariales más importantes en la actualidad para todo tipo de empresas. Y digo todo tipo de empresas porque lamentablemente a día de hoy aún existen gerentes de pequeñas empresas que no prestan especial atención  a sus bases de datos y por tanto éstas se encuentran desperdigadas en mil sitios, desfasas o simplemente incompletas.

Estaremos de acuerdo que crear, pero sobretodo mantener una base de datos mejor que la de mi competidor me va a brindar una ventaja estratégica, ¿no? Efectivamente, así es. Los miles de datos que recopilamos de nuestros clientes o potenciales clientes tienen que ser necesariamente válidos, funcionales y relevantes.
¿Por qué ese necesariamente tan rotundo? Deja que te ponga un ejemplo, ¿estarías dispuesto a realizar un viaje de 1.000 km con un coche que sabes que tiene las ruedas para cambiar? Seguramente no, y si lo hicieras sabrías que corres un grave riesgo. Pues con las bases de datos pasa lo mismo. De nada sirve tener una base de datos pobre para hacer campañas porque lo más probable es que des palos de ciego y no obtengas los resultados esperados. Es más, el lanzamiento de campañas puede volverse incluso en tu contra ya que estás tirando tu dinero.

Nuestra base de datos es nuestro tesoro

Las empresas se esfuerzan cada vez más en realizar campañas cada vez más innovadoras, originales o impactantes pero en incontables ocasiones sus bases de datos no permiten obtener el retorno esperado. Por lo tanto, el primer paso es definir qué información queremos recopilar de nuestro público objetivo, o en otras palabras, que es aquello que necesitamos saber de nuestros clientes para poder aprovecharlo. Seguramente si todos tus clientes son nacionales no vas a necesitar incluir un campo llamado “país”, esto es obvio. Por eso primero debes plantear qué es aquello que tu data base necesita como soporte de las distintas estrategias de marketing.

El CRM como plataforma de base de datos

El Customer Relationship Management o comúnmente llamado CRM es la perfecta plataforma para gestionar y mantener el conjunto de la base de datos de tu empresa. No solo tiene asignado campos con  información de tus contactos sino que además permite almacenar toda la relación comercial entre cliente –empresa y lo mejor de todo, empezar a automatizar procesos como segmentaciones o automatización de registros provenientes de formularios.
Lee nuestros consejos de los errores más comunes que debes evitar en tu base de datos

Metodología  para depurar tu base de datos

Hasta ahora hemos hablado de cómo identificar el problema pero, qué puedo hacer con lo que tengo ahora para “limpiar la suciedad” o al menos reducirla? Te pongo una serie de pautas que puedes aplicar desde ya:

1. Unifica tu base de datos

Es muy común tener multitud de datos de clientes desperdigados en diferentes archivos. Antes de proceder a depurar, unifica toda la información que tengas disponible.

2. Elimina duplicados

La duplicidad es otro de los grandes males de las bases de datos. Debes monitorizar de forma periódica la existencia de duplicados, eliminar aquellos que menos valorte aporten o en su caso combinarlos con la información que más te interesa de cada uno de ellos. Pero ¡siempre con cuidado! Si no estás seguro, no elimines nada, siempre tendrás tiempo a evaluar si ese registro está duplicado.

3. Elimina información basura

Los datos basura son el conjunto de información falsa o que no te repercute en ningún beneficio. Por ejemplo, cuando en el campo obligatorio un potencial cliente escribe cualquier cosa que evidentemente no corresponde con la realidad, como un teléfono mal escrito.
Englobar uniformidades
Se trata de uno de los mayores retos a los que se enfrenta a la hora de depurar sus bases de datos. Pongamos un ejemplo, imaginemos que en nuestro formulario de suscripción al Newsletter tenemos abierto el campo provincia. Es lógico pensar que no todo el mundo va a escribir el término de forma homogénea. Por lo tanto tu plataforma de base de datos debería ser capaz de saber interpretarlas de forma automática y traducirlas a una única respuesta.

Capta base de datos

Tan importante es mantener sana tu base de datos como aumentarla, siempre y cuando el incremento de leads sean suficientemente cualitativos. A continuación te propongo diversas formas de captación:

• Formularios de suscripción. Colócalos en puntos estratégicos de tu site, como por ejemplo en la Home o en la sección del blog. No incluyas demasiados campos a rellenar, recuerda que tienes que ponérselo fácil al usuario.
• Regala algo a cambio. Normalmente las empresas “regalan” algún tipo de contenido en forma de libro, informe o presentación a cambio de una suscripción. Una buena forma de conseguir leads es diseñando una landing especialmente para esta acción. Las empresas con ecommerce suelen regalar descuentos o gastos de envío gratuitos.
• Inserta un Call to action. Por ejemplo al final del post o artículo. De esta manera incentivas a tu público objetivo a interesarse más por el tema.
• Incluir la opción de recomendar/enviar a un amigo. Vivimos una era en la que se comparte mucha información. Esta opción hará que las visualizaciones de tus contenidos se multipliquen.
• Acciones de marketing directo. Como son eventos, ferias sectoriales, seminarios etc. que te permitan captar base de datos de mucha calidad.
• Códigos QR. Estos códigos se están convirtiendo en una innovadora forma de captación de bases de datos, sobre todo relacionado con el mobile marketing.

En Activalink somos especialistas en el análisis y depuración de bases de datos de nuestros clientes. Depuramos, nutrimos y segmentamos la base de datos de nuestros clientes apoyándonos en la tecnología CRM. Si necesitas más información no dudes en ponerte en contacto con nuestro equipo a través de nuestro formulario de contacto.