La gestión de oportunidades forma parte del proceso de Atracción y Conversión (embudo de ventas) de cualquier empresa. En Activalink desarrollamos unas etapas genéricas que son aplicables para todas las empresas: identificación, atracción, generación, captación, fidelización, multiplicación (a la que denominamos la Estrategia del Camaleón para la atracción y conversión de clientes).
Los embudos de ventas para procesos comerciales son esenciales para una buena estrategia de marketing. Este proceso se inicia de forma temprana en Marketing, con la identificación, clasificación y segmentación de potenciales. Para la atracción de clientes potenciales, marketing cuenta con herramientas propias de CRM, que en el sector se han popularizado como “automatización de procesos de marketing”. En Activalink, utilizamos Mautic, CRM de marketing que se conecta con SuiteCRM para aprovechar todas las posibilidades de contacto con los clientes y clientes potenciales de la empresa. (Puedes descargarte la Guía de uso rápido de Mautic para más información de cómo aprovechar las estrategias de marketing en tu empresa con el mejor CRM de automatización de marketing Opensource del mercado)
Mediante un sistema organizado por etapas, se pueden clasificar los contactos en función de lo cualificados que están y la probabilidad de éxito en la compra de productos (conversión desde público objetivo, cliente potencial, contacto cualificado, cliente, cliente fiel). Utilizando la experiencia en el proceso de compra, cada empresa puede definir un sistema de conversión propio que irá perfeccionando para mejorar sus tasas de conversión. Este sistema incluirá a los departamentos de marketing y comercial en un único proceso, ayudando a que exista una interacción más estrecha entre ambos y haciendo más eficiente el equipo de trabajo. De hecho, es cada vez más habitual, que ambos departamentos se integren bajo uno sólo. Así, surgen funciones nuevas en la empresa como la figura del CGO (Chief Growth Officer) que asume el liderazgo del área de marketing y comercial.
Una vez el cliente potencial está listo para iniciar un proceso de mayor acercamiento a nuestra empresa, iniciaremos el proceso de Oportunidades de Venta. En cada empresa, las etapas de este proceso serán específicas. Generalmente, se suelen incluir etapas de: presentación, oferta, negociación, ganada, perdida. Pero, en cada empresa, se deberá analizar el Viaje del Consumidor, para alinearlo con las etapas de las oportunidades de venta.
En las siguientes tablas e ilustraciones se muestran diferentes ejemplos de embudos de ventas (funnels) de procesos comerciales de empresas con las que hemos trabajado y modelos desarrollados por Activalink.
Los CRM, en su versión estándar, organizan el proceso de conversión a través de la Gestión de Oportunidades. Este sistema es adecuado, aunque como hemos visto antes, es incompleto, puesto que se centra sólo en el momento en que se genera una posible venta y atañe de forma más específica al equipo comercial. Para un desarrollo más completo, podemos utilizar las herramientas de automatización de procesos, los diferentes módulos interrelacionados en Suite CRM y la conexión con otros software. En la siguiente figura mostramos un ejemplo real.
Figura 4. Modelo de proceso de conversión completo,desde que un visitante entra en contacto con la empresa a través de diferentes medios, hasta la consecución de una venta y las subsiguientes. Fuente: Embudo real desarrollado por Activalink para un cliente.