En las empresas de selección de personal, el área de recursos humanos a menudo se enfrenta al desorden de tener que almacenar los candidatos en diferentes documentos. Éstos, vienen de diversas fuentes como por ejemplo, la bandeja de correo la cual hay que revisar constantemente para no olvidar ningún candidato o formularios que provienen de la página web de la empresa, la cual hay que mantener y sincronizar con las ofertas activas y mas recientes para que el candidato no se marche. En este nuevo artículo de Activalink lo vamos a destinar a la gestión de procesos de selección con Suite CRM.
Cómo almacenan los datos las empresas de selección
Pero además de los medios digitales, también seguimos utilizando mucho el canal offline mediante papel por lo que los currículos que traen los candidatos hay que almacenarlos y organizarlos o digitalizarlos e igualmente organizarlos. Por otro lado, también entra el juego el área comercial. Ésta debe gestionar los contratos que realizan a las empresas, las propias empresas sobre las que trabajas y las oportunidades que tiene cada candidato. Generalmente esta parte hace uso de Excels para realizar sus gestiones, pero al final termina quedándose corto ya que son muchas tareas la que se deben realizar sobre el mismo documento y sobre todo dificulta que varias personas de diferentes áreas puedan operar correctamente sobre los mismos datos. Procesar todas estas tareas de gestión de registros requieren mucho tiempo. En este sentido, la tecnología CRM permite gestionar eficientemente las bases de datos desde el primer día. Esta organización de la información posibilita actuar más estratégicamente a las empresas. 
Suite CRM para la gestión de procesos de selección
Para solventar el problema necesitamos unificar todo en un mismo lugar. Es aquí donde entra en juego SuiteCRM, un software muy potente que nos permite gestionar la interacción de la empresa con clientes actuales y futuros potenciales. Se trata de una aplicación desarrollada bajo software libre, lo que le confiere ventajas de costes de implantación frente a otras soluciones CRM en el mercado. Suite CRM es la evolución de la conocida versión Sugar CRM Comunity Edition. Esta herramienta junto con un capa de personalización (nuevos campos, módulos y relaciones) possibilita obtener datos mas detallados nos va a permitir no solo obtener la información de los candidatos sino que además podemos monitorizar el flujo de trabajo.
Caso práctico de Suite CRM para la selección de personal
Dadas las características de una empresa de selección de personal, podemos diferenciar dos fuentes de bases de datos. Por un lado, la rama comercial que gestionar los clientes que solicitan la gestión de candidaturas y candidatos para diferentes ofertas laborales y por otro lado la gestión administrativa del proceso de selección de candidatos para sus clientes. 
Gestión de candidatos con suite CRM
Este tipo de empresas necesitan de una plataforma permite gestionar de manera eficiente el flujo de cualificación que siguen los candidatos en las diferentes fases de un proceso de selección. La empresa crea una ficha del candidato, información asociada a él como CV u otros documentos. Gracias a que Suite CRM es un software de código libre, es posible implementar las personalizaciones correspondientes. En este caso, se puede crear un módulo de candidaturas en el que conste las distintas fases por las que pasa un usuario y los resultados de cada uno de los candidatos. Otra de las grandes de esta tecnología es que se puede conectar el formulario del candidato que entra por web con la plataforma CRM. De esta manera, se almacenan los mismos campos que pide el formulario. Esta automatización de la información quita muchas horas de trabajo manual a lo largo del tiempo. En segunda instancia, una vez se tiene toda la información recogida sobre los candidatos se comienza a vincular cada proceso de selección con sus candidatos de tal forma que se puede monitorizar la evolución de cada uno así como realizar acciones de comunicación masiva d los diferentes procesos de selección.
Gestión de clientes con Suite CRM para una empresa de selección de personal
En este caso haríamos uso del CRM como tal de forma que le aporte los recursos necesarios para implantar procesos y acciones dirigidas a tener una estrategia de captación y fidelización de clientes. Gracias al almacén de datos recogidos a lo largo del proceso de sección podremos filtrar la información para segmentar correctamente la cartera de candidatos y disponer de la información adecuada para su análisis y gestión. Incrementar la rentabilidad de los registros para mantenerlos informados sobre los productos de la empresa y fomentar la venta cruzada. Otro punto importante sobre los registros es que gracias al seguimiento que se realiza de cada uno, es posible identificar y reactivar aquellos registros latentes para relanzar su participación en procesos de selección hacia este segmento de público. Esto permite tener una cartera de candidatos equilibrada y por lo tanto ninguno descontento.
Ventajas de implantar un CRM de código libre
Aquí van algunas de las ventajas más importantes de implantar Suite CRM Mejor gestión de procesos Una ventaja notable es el trabajo en equipo, SuiteCRM nos permite en este caso conseguir una gestión adecuada inter-departamental para tener un método eficaz y seguro de la gestión de candidatos y candidaturas. Unifica toda la base de datos Tener toda la información en un mismo lugar y bajo una misma estructura optimiza los tiempos de las empresas. Además, segmenta correctamente la cartera de candidatos y disponer de la información adecuada para su análisis y gestión, así como segmentar correctamente la cartera de candidatos y disponer de la información adecuada para su análisis y gestión. Permite personalizaciones Suite CRM es un software de código libre en el que cabe toda posibilidad de personalización de funcionalidades. Por lo tanto, es muy ágil a la hora de adaptarse a los procesos internos de una empresa. Genera informes Tiene la capacidad de generar estadísticas, gráficos y mediciones sobre las diferentes actividades realizadas en los procesos de selección y lo que es mejor, podremos adaptarlas a cada sector para operar con los datos que necesita cada uno. En general, mejoraremos el trabajo en equipo, evitaremos la pérdida de candidatos, tendremos menos candidatos duplicados por descuidos y además podremos monitorizar toda la información en todas las etapas. Si necesitas que un miembro de nuestro equipo te cuente más sobre lo que un CRM puede hacer en tu empresa, puedes llamarnos al 966 522 670 o enviar un correo electrónico a info@activalink.com